¿Qué es una autofactura?
Una autofactura, también conocida como facturación por el destinatario, es un mecanismo por el cual eres tú, como receptor del bien o servicio, quien emite la factura en nombre de tu proveedor. Para poder utilizarla es imprescindible contar con una autorización previa del proveedor, tal y como establece el artículo 5 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
Paso 1: Activar la autofactura en el contacto
Antes de poder crear una autofactura, debes habilitar esta funcionalidad para cada proveedor con el que vayas a utilizarla.
En el menú lateral, haz clic en Contactos.
Accede al detalle del contacto correspondiente.
En el panel derecho, localiza el switch Activar autofactura y actívalo.
Se abrirá un formulario donde deberás configurar la serie numérica para las autofacturas que se emitirán en nombre de este proveedor:
Nombre: nombre identificativo de la serie.
Reiniciar numeración cada año: si lo activas, el contador se reiniciará a 1 cada 1 de enero y el prefijo se actualizará con el año en curso.
Prefijo: texto que antecederá al número de cada autofactura (por ejemplo, INVO).
Siguiente número: número con el que comenzará la secuencia.
Valor del delimitador: carácter separador entre el prefijo y el número.
Longitud de la secuencia: número de dígitos que tendrá la parte numérica.
Previsualización: muestra en tiempo real cómo quedará el número de la autofactura con la configuración indicada.
Haz clic en Activar para guardar la configuración.
A partir de este momento, este contacto estará disponible como proveedor en el formulario de creación de autofacturas.
Paso 2: Crear la autofactura
En el menú lateral, haz clic en Gastos y selecciona Autofactura.
Si aún no tienes autofacturas registradas, verás la pantalla de inicio vacía. Haz clic en Crear Autofactura.
Se abrirá el formulario Nuevo Autofactura. Rellena los campos correspondientes:
Concepto: selecciona el artículo o servicio de la factura.
Descripción: detalle opcional del concepto.
Cantidad, precio y descuento: introduce los valores correspondientes.
Impuestos: selecciona el tipo impositivo aplicable.
Proveedor: selecciona el proveedor en cuyo nombre emites la autofactura. Solo aparecerán los contactos para los que hayas activado previamente la autofactura.
¿Aplica inversión del sujeto pasivo (ISP)?: activa este switch si la operación está sujeta a inversión del sujeto pasivo. Al hacerlo, la autofactura incluirá la leyenda correspondiente en el PDF.
Fecha de factura y fecha de operación: indica las fechas correspondientes.
Cobros: puedes registrar el cobro asociado a la autofactura.
Información fiscal: La información fiscal incluye unos campos necesarios para cumplir con la Ley Antifraude, pero no te preocupes, Flesip los rellenará de forma automática si utilizas el tipo general de IVA.
Descripción de la factura: campo opcional para incluir notas a la autofactura.
Para añadir más líneas, haz clic en + Añadir nuevo concepto.
El campo Contacto siempre corresponde a tu propio usuario, ya que eres tú quien emite la autofactura como destinatario.
Paso 3: Emitir la autofactura
Cuando hayas completado el formulario, despliega el botón Guardar borrador y selecciona Emitir autofactura.
Aparecerá un modal de consentimiento donde se te informará de que, al emitir la autofactura, declaras tener la autorización vigente del proveedor para expedir facturas en su nombre y te comprometes a conservar la documentación justificativa de dicho acuerdo, conforme al artículo 5 del Reglamento de Facturación.
Haz clic en Acepto para confirmar la emisión.
Ten en cuenta que una vez emitida la autofactura no podrás editarla.